¿Qué es el control de inventario?
Es llevar el registro de los productos que tienes: cuánto hay de cada uno, cuánto entra cuando recibes mercancía, cuánto sale cuando vendes o se echa a perder, y cuánto dinero tienes invertido en ellos.
¿Por qué importa en una tienda pequeña?
- El inventario es dinero parado. Lo que está en el anaquel ya lo pagaste; si no se vende, es dinero que no puedes usar.
- Los faltantes te cuestan ventas. Si no hay refresco o tortillas, el cliente se va a la tienda de enfrente.
- Detectas mermas y robo hormiga. Si el conteo no coincide con lo que debería haber, algo se está perdiendo.
- Compras mejor. Sabes qué se vende y qué no, y dejas de llenar la bodega de lo que no rota.
Palabras que vas a usar
| Palabra | Qué significa |
|---|---|
| Existencia | Cuántas piezas tienes hoy de un producto |
| Entrada | Mercancía que llega: compras al proveedor o devoluciones de clientes |
| Salida | Mercancía que se va: ventas, mermas, productos dañados o caducados, consumo propio |
| Merma | Producto que se pierde: se rompe, se echa a perder o desaparece |
| Existencia mínima | La cantidad a la que debes resurtir para no quedarte sin producto |
| Inventario físico | Contar a mano lo que realmente hay |
Cómo llevar el control de inventario paso a paso
- Haz la lista de tus productos. Nombre, código de barras si tiene, costo y precio de venta. Empieza por los que más vendes.
- Haz el inventario físico inicial. Cuenta todo lo que tienes, de preferencia con la tienda cerrada y por zonas (anaquel por anaquel, luego bodega y refrigerador). Si pueden, que cuenten dos personas.
- Registra cada entrada en cuanto llega la mercancía, con cantidad y costo. Revisa que lo que llegó coincida con la nota del proveedor.
- Registra cada salida: las ventas, y también lo que se rompe, se echa a perder o se toma para la casa. Lo que no se anota es lo que después «desaparece».
- Ponle una existencia mínima a cada producto para saber cuándo pedir (ver el cálculo abajo).
- Cuenta de nuevo cada cierto tiempo. Lo práctico en una tienda es contar una sección cada semana y hacer un conteo completo cada mes o cada trimestre.
- Compara y ajusta. Si lo que contaste no coincide con lo registrado, anota la diferencia y busca la causa: venta sin registrar, merma sin anotar, error de conteo o robo.
Cómo calcular la existencia mínima
Existencia mínima = lo que vendes en un día × los días que tarda en llegar tu pedido + un colchón por si acaso
Ejemplo:
| Producto | Venta por día | Días que tarda el proveedor | Colchón | Existencia mínima |
|---|---|---|---|---|
| Refresco de 2 litros | 12 | 3 | 12 | 48 |
| Leche de 1 litro | 20 | 1 | 10 | 30 |
| Jabón de lavandería | 4 | 7 | 6 | 34 |
Cuando el refresco baja a 48 piezas, es momento de pedir.
Ejemplo de conteo físico
| Producto | Lo que debería haber | Lo que contaste | Diferencia |
|---|---|---|---|
| Refresco de 2 litros | 60 | 60 | 0 |
| Galletas de chocolate | 35 | 31 | −4 |
| Aceite de 1 litro | 18 | 18 | 0 |
| Atún en lata | 40 | 42 | +2 |
Las galletas tienen un faltante de 4: puede ser merma, una venta sin registrar o robo. El atún tiene 2 de más: seguramente una entrada que no se anotó.
El inventario de una tienda de abarrotes
- Empieza por lo que más vendes. En una tienda de abarrotes, unos 50 productos suelen hacer la mayor parte de la venta. Controla bien esos primero y después suma el resto.
- Productos a granel (frijol, azúcar, queso): contrólalos por kilo, no por pieza.
- Lo que caduca: acomoda al frente lo que se vence primero («lo primero que entra es lo primero que sale») y revisa fechas cuando haces el conteo semanal.
- El refrigerador y la bodega también cuentan. Es donde más se esconden las mermas.
- Anota lo que tomas para tu casa. Es una salida como cualquier otra.
Errores comunes
- Contar con la tienda abierta y vendiendo al mismo tiempo.
- Anotar las compras pero no las mermas.
- Hacer un solo conteo al año y descubrir el faltante cuando ya es grande.
- No tener existencia mínima y pedir «a ojo».
- Llevar el inventario en varios lugares (libreta, Excel y memoria) que no coinciden.
¿Libreta, Excel o app?
Una libreta o un Excel sirven para empezar, pero hay que restar cada venta a mano y el conteo casi nunca está al día. Con un punto de venta con inventario, cada venta descuenta sola y sabes tu existencia en todo momento.
Cómo hacer tu inventario en Excel →
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Con BerstaPOS el inventario se mueve solo: cada vez que vendes, la existencia baja, y tú solo registras lo que entra y las mermas.
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- Entradas con cantidad y costo, con opción de actualizar el costo del producto.
- Salidas por mermas o productos dañados, con una nota, y el historial de cada producto.
- Existencia mínima y semáforo de inventario, para ver de un vistazo qué se está acabando.
- Utilidad y margen por producto en las estadísticas.
- Escanea con la cámara del celular para encontrar cada producto por su código de barras.
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Cómo controlar tu inventario en la app → · Punto de venta con inventario →
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Preguntas frecuentes
¿Qué es el control de inventario?
Es llevar el registro de cuánto tienes de cada producto, qué entra, qué sale y cuánto dinero tienes invertido, para no quedarte sin mercancía ni perder dinero en mermas.
¿Cada cuándo se hace un inventario físico?
En una tienda pequeña funciona contar una sección cada semana y hacer un conteo completo cada mes o cada trimestre. Entre más seguido cuentes, más rápido detectas faltantes.
¿Cómo hago el inventario de una tienda de abarrotes?
Empieza por los productos que más vendes, cuenta por zonas con la tienda cerrada, controla lo de granel por kilo y anota también las mermas y lo que tomas para tu casa. Después registra cada entrada y cada venta para mantenerlo al día.
¿Qué es la existencia mínima?
Es la cantidad a la que debes volver a pedir un producto. Se calcula con lo que vendes al día, los días que tarda tu proveedor y un colchón.
¿Cómo hago inventario con código de barras?
Con una app de punto de venta escaneas cada producto con la cámara del celular o con un lector, y el producto aparece con su existencia. Ahí registras la entrada o, si al contar no cuadra, la diferencia como entrada o salida.
¿Hay una app para llevar el inventario de mi tienda?
Sí. BerstaPOS lleva el inventario desde tu celular Android: descuenta en cada venta, registra entradas y mermas y te marca con un semáforo qué se está acabando. Está desde el plan MOVIL y puedes probarlo gratis 7 días.
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