Lo que necesitas antes de empezar
- Excel o Google Sheets (las fórmulas funcionan en los dos).
- La lista de tus productos con su costo.
- Un conteo físico inicial. Si no sabes cómo hacerlo: Cómo hacer el inventario físico de tu tienda.
Cómo armar tu inventario en Excel
1. Crea la hoja «Productos»
Con estas columnas:
| Columna | Qué va |
|---|---|
| A · Código | El código de barras o una clave tuya |
| B · Producto | El nombre |
| C · Costo | Lo que te cuesta cada pieza |
| D · Precio | Tu precio de venta |
| E · Inicial | Lo que contaste en tu inventario físico |
| F · Entradas | Fórmula (paso 3) |
| G · Salidas | Fórmula (paso 3) |
| H · Existencia | Fórmula (paso 4) |
| I · Mínimo | La cantidad a la que debes resurtir |
| J · Estado | Fórmula (paso 5) |
| K · Valor | Fórmula (paso 6) |
2. Crea la hoja «Movimientos»
Donde anotas todo lo que entra y sale:
| Columna | Qué va |
|---|---|
| A · Fecha | El día del movimiento |
| B · Código | El mismo código de la hoja Productos |
| C · Cantidad | Cuántas piezas |
| D · Tipo | «Entrada» o «Salida» (usa una lista desplegable para no escribirlo distinto) |
| E · Nota | Compra al proveedor, venta, merma, consumo propio… |
3. Suma las entradas y salidas de cada producto
En la hoja Productos, fila 2:
Entradas (F2):
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!C:C,Movimientos!B:B,A2,Movimientos!D:D,"Entrada")En inglés: =SUMIFS(Movimientos!C:C,Movimientos!B:B,A2,Movimientos!D:D,"Entrada")
Salidas (G2):
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!C:C,Movimientos!B:B,A2,Movimientos!D:D,"Salida")En inglés: =SUMIFS(Movimientos!C:C,Movimientos!B:B,A2,Movimientos!D:D,"Salida")
4. Calcula la existencia
Existencia (H2):
=E2+F2-G25. Pon la alerta para resurtir
Estado (J2):
=SI(H2<=I2,"Resurtir","OK")En inglés: =IF(H2<=I2,"Resurtir","OK")
Con formato condicional, pinta de rojo las celdas que digan «Resurtir».
6. Calcula cuánto dinero tienes en mercancía
Valor (K2):
=H2*C2Al final de la columna, =SUMA(K:K) te da el valor total de tu inventario (en inglés, =SUM(K:K)).
7. Arrastra las fórmulas
Hacia abajo, para todos tus productos.
Así se ve con datos
| Producto | Costo | Inicial | Entradas | Salidas | Existencia | Mínimo | Estado | Valor |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Refresco de 2 litros | $28 | 40 | 24 | 52 | 12 | 48 | Resurtir | $336 |
| Galletas de chocolate | $15 | 30 | 0 | 12 | 18 | 10 | OK | $270 |
| Aceite de 1 litro | $38 | 20 | 12 | 14 | 18 | 8 | OK | $684 |
¿Prefieres no armarla tú? Descarga la plantilla gratis con las dos hojas, las fórmulas y la alerta para resurtir ya listas.
Descarga la plantilla de inventario en Excel (gratis) Archivo .xlsx sin macros; también funciona en Google Sheets. Si Excel lo abre en «Vista protegida», da clic en «Habilitar edición».
Consejos para que no se desordene
- Un solo código por producto, igual en las dos hojas. Si escribes distinto el nombre o el código, la fórmula no lo encuentra.
- Anota los movimientos el mismo día. Lo que se deja «para después» es lo que no cuadra.
- No borres movimientos viejos; si te equivocaste, haz un movimiento de ajuste con su nota.
- Respalda el archivo en la nube (OneDrive, Google Drive). Si la computadora falla, no pierdes todo.
- Cuenta cada cierto tiempo y compara con la existencia de Excel: cómo hacer el conteo.
¿Se puede hacer un punto de venta en Excel?
Se puede registrar ventas en Excel, y con macros hasta armar una pantalla para cobrar. Pero tiene límites:
| Excel | App de punto de venta | |
|---|---|---|
| Cobrar | Escribes cada venta a mano | Escaneas el código y cobras |
| Inventario | Restas las salidas a mano | Cada venta descuenta sola |
| Ticket | Hay que armarlo e imprimirlo aparte | Impreso o por WhatsApp al cobrar |
| Varias personas | Un archivo, se pisan los cambios | Cada vendedor con su usuario |
| Desde el celular | Incómodo | Hecho para el celular |
| Corte de caja | Lo sumas tú | Sale solo |
Excel es buena opción para empezar o si vendes poco. Cuando registrar cada venta a mano te quita tiempo o el inventario ya no cuadra, es momento de una app.
Cuándo pasar de Excel a una app
- Cuando registras más de unas cuantas ventas al día.
- Cuando más de una persona vende o mueve mercancía.
- Cuando el inventario de Excel casi nunca coincide con el anaquel.
- Cuando quieres ver tus ventas sin estar frente a la computadora.
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BerstaPOS hace lo mismo que tu hoja de Excel, pero sola: cada venta descuenta del inventario, te marca qué se está acabando y calcula tu utilidad.
- Cada venta descuenta del inventario automáticamente, sin fórmulas.
- Entradas y salidas (mermas, productos dañados) con historial por producto.
- Existencia mínima y semáforo de inventario.
- Escanea con la cámara del celular, sin comprar lector.
- Exporta tus ventas a Excel cuando lo necesites para tu contador: cómo exportarlas.
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Punto de venta con inventario → · Cómo controlar tu inventario en la app →
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Preguntas frecuentes
¿Cómo hago un inventario en Excel?
Crea una hoja de Productos (código, nombre, costo, existencia inicial y mínimo) y una de Movimientos (fecha, código, cantidad, entrada o salida). Con SUMAR.SI.CONJUNTO sumas entradas y salidas por producto, y la existencia es inicial + entradas − salidas.
¿Qué fórmula uso para la existencia en Excel?
Existencia = inventario inicial + entradas − salidas. Por ejemplo, =E2+F2-G2 si tienes esos datos en las columnas E, F y G.
¿Cómo hago que Excel me avise cuándo resurtir?
Con la fórmula =SI(H2<=I2,"Resurtir","OK"), donde H es la existencia e I el mínimo, y un formato condicional que pinte de rojo «Resurtir».
¿Sirve Google Sheets en lugar de Excel?
Sí. Las mismas fórmulas funcionan en Google Sheets, y además el archivo queda en la nube.
¿Se puede hacer un punto de venta en Excel?
Se pueden registrar ventas, pero cada una se escribe a mano, el inventario no se descuenta solo y es difícil que vendan varias personas. Para empezar funciona; si vendes mucho, conviene una app.
¿Hay una app gratis que haga lo mismo que mi Excel?
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